BPM
Gestión de Procesos de Negocio – (Business Process Management o BPM en inglés) se puede definir como una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas – Procesos – de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o a través de la organización en su conjunto, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en los procesos. Orquestando de manera eficiente y controlada las comunicaciones entre personas de la organización.
BPM permite conectar de manera ordenada personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios.
BPM permite diseñar, documentar, ejecutar, medir y controlar procesos para conseguir resultados alineados con la estrategia de la organización.
En conjunción con herramientas RPA permite la automatización ordenada de tareas dentro de los procesos corporativos aumentando la productividad y reduciendo los tiempos de respuesta.
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA SIN UN BPM
- Trabajo igual no estandarizado (mismo trabajo, diferentes procedimientos)
- Procesos no formalizados ni adecuadamente documentados.
- Tareas que no se realizan en plazos aceptables.
- Grandes esfuerzos de coordinación.
- Grandes esfuerzos de control.
- Dificultad para cumplir los tiempos fijados por normativa vigente.
- Dificultad para medir el rendimiento de la organización. Información no accesible en tiempo y forma repartida por distintos Sistemas Transaccionales.
- Falta de indicadores de rendimiento de la organización que permitan detectar puntos de fallo o áreas de mejora.
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DE UN BPM
1. Asignar actividades a las personas de forma automática y según criterios medibles como cargas de trabajo.
2. Notificar a las personas las tareas a realizar dentro del Workflow.
3. Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.
4. Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.
5. Acceso directo y unificado a todos los recursos necesarios para la realización de una tarea
(documentos, información, aplicaciones, etc.) desde la propia tarea.
6. Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, evento o condición, provocando así el escalado de la tarea a un supervisor en el caso de no realizarse en tiempo y forma.
7. Permite definir métricas de desempeño para los responsables de departamentos, gestores de procesos y calidad, tanto para promover la mejora continua y la definición de indicadores de calidad y gestión.
8. Integración con otros sistemas, aplicaciones y ERPs, permitiendo sistematizar la entrada de información en los distintos sistemas corporativos.
9. Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana.
10. Modificar los procesos y gestionar excepciones desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y a través de cualquier navegador.
11. Proveer una visión general del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.
12. Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación geográfica, a través de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil.
METODOLOGÍA DE IMPLANTACIÓN DE UN BPM
-
1
Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cómo definirlos (definición de tareas, cómo ejecutar dichas tareas, quién realiza las tareas, dónde se realizan, qué datos utiliza, qué reglas de negocio deben cumplirse…)
-
2
Diseño de procesos
Diseñar los procesos de negocio siguiendo una notación BPM.
-
3
Automatizar los procesos con un motor de workflow e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestación adecuada.
-
4
Monitorización y Análisis
Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la información de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si nos encaminamos a los objetivos o no, y así tomar decisiones reactivas.
BENEFICIOS
Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuación se describen los más importantes:
- Mejora la atención y servicio al cliente.
- Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo.
- Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos.
- Disminuye considerablemente el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.
- Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.
- Disminuye considerablemente el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre integrantes del equipo.
- Simplificación de salidas – “outputs” – automáticas. Documentos Word, Faxes, e-mails,mensajes cortos a móviles, etc.
- Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.